Frequently asked questions - FAQ

About Teamtoolbox

TeamToolbox is a Software as a Service (SaaS) platform, collection of tools used for building a friendly work environment, based on mutual appreciation and motivation tailored to one’s needs.

TeamToolbox tools allow to build an engaging workplace based on intrinsic motivators: autonomy, purpose, influence, progress, and affiliation to the company’s community.

Teamtoolbox supports your team with building people-centic corporate culture. It will also help you to tackle challenges that remote works brings to the table. This means that platform’s tools will enchance:

  • organisational culture (Merit Money, Kudo),
  • feedback sharing (feedback tool, HI, Kudo, Merit Money),
  • Social Benefit System and CSR (Market i Merit Money),
  • continues monitoring of job satisfaction (HI, motivators, eNPS),
  • team building (Skills, User’s DNA, Motivators, Personality Types),
  • comunication and collaboration (Wall, TO-DO Lists and Chat),
  • Social Culture Book (Kudo, Merit Money).
We are a team of passionate people who believe in creating new solutions that build and support a better organizational culture. A culture that promotes higher employee involvement in organizations. Together we have many years of experience in many projects in the fields of IT, HR and Marketing.

Teamtoolbox platform was developeed as a startup within software house ISOLUTION. We created the Teamtoolbox for us, now we want to share it.

Few years ago we decided that we want our software house to be known for it’s exeptional organizational culture.

After all this time speaking loudly about culture, appreciation and using people’s potential we managed to consociate many people with similar interests and similar attitude. Finally, in 2017, we started to organise meetups Managemet 3.0 Warszawa for all our friends and all the people, that share oyr point of view.

Teamtoolbox was created based on our experience gained during those meetups in connection with our beloved Simon Sink’s paradigm – golden circle.

WHY

We believe in people-oriented business. Happy employees let our clients to be satisfied and our business to grow.

HOW

Using people’s potential by being a part of a team built with exeptional organizational culture based on:

  • job satisfaction,
  • trust,
  • constant feedback,
  • communication,
  • appreciation,
  • nonmaterial motivating.

WHAT

Przenosimy inspirujące nas rozwiązania i podejścia z zakresu Management 3.0, CRISP DNA, Agile oraz nasze autorskie pomysły na narzędzia podnoszące efektywność i zadowolenie z pracy w zespołach.

The Teamtoolbox app contains: Poza tym masz do dyspozycji Profil użytkownika z DNA Użytkownika, motywatorami i stylami osobowości). Dzięki NPS Pracownika możesz również monitorować poziom zadowolenia pracowników ze współpracy z Twoją firmą oraz ich chęć polecenia Twojej firmy jako pracodawcy/dostawcy usług.
Każdy użytkownik może wybrać swój główny widok w aplikacji, czyli wybrać zespół, na którego widok zostanie przekierowany po zalogowaniu lub kliknięciu ikony domku na lewym pasku menu. Aby wybrać ulubiony zespół:
  1. przejdź do profilu, klikając w swój awatar na lewym pasku menu,
  2. przejdź do zakładki “Konto”,
  3. a następnie wskaż Zespół, którego Dashboard chcesz widzieć jako pierwszy, logując się do aplikacji.

Subskrypcja i płatności

Obecnie obowiązuje model oparty o rozdzielność modułów. Oznacza to, że możesz wybrać i opłacić wyłącznie te moduły, które są Ci przydatne. Ceny poszczególnych modułów znajdziesz na stronie Cennika. Jeśli zdecydujesz się jednak na korzystanie ze wszystkich modułów, cena za użytkownika wynosić będzie dokładnie 28 PLN. I ani grosza więcej!

Płatność odbywa się w modelu subskrypcyjnym – w wybranym przez siebie momencie podpinasz swoją kartę płatniczą, a my co 30 dni pobieramy opłatę, której wysokość jest zależna od liczby użytkowników w Twojej organizacji i modułów, których używacie.

Przed dokonaniem patności udaj się do zakładki Ustawienia > Moduły i zadbaj o to, aby wyłączyć wszystkie moduły, z których nie chcesz korzystać. Pamiętaj o zapisaniu zmian! 
Po tym możesz przejść już do płatności.

Kiedy Twój okres testowy dobiega końca, wejdź w Ustawienia > Subskrypcja i kliknij przycisk “Startujemy!”. Aplikacja samoczynnie przeniesie Cię do zakładki “Plan”, w której musisz uzupełnić wymagane dane i określić preferowany sposób płatności.   Jeżeli nie chcesz dokonywać płatności przy użyciu karty płatniczej lub PayPal – skontaktuj się z nami.

Proces wyłączenia moduły w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego wygląda dokładnie tak samo jak przed dokonaniem płatności. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Moduły i pod wybranym modułem kliknij przycisk “Wybrano”, aby zmienił swój kolor z niebieskiego na biały.

Jeśli do tej pory płacił*eś za korzystanie z tego modułu, jego wyłączenie poskutkuje obniżeniem kolejnej faktury o jego koszt w przeliczeniu na liczbę użytkowników w Twojej organizacji w następnym cyklu płatniczym.

W ciągu 5 dni roboczych od zarejestrowania Twojej płatności wyślemy fakturę na adres mailowy Administratora głównego. 

Moduły

Kompetencje
Kompetencje
Jeśli chcesz zmienić swój HI w trakcie jego żywotności, kliknij w ikonę HI w prawym górnym rogu (niezależnie od tego, czy jest biała czy szara).
Ograniczenie widoczności komentarza Happiness Index HI>

Kliknięcie ikony HI wywoła okno, dzięki któremu możesz skorygować swoje odpowiedzi w ankiecie i zupełnie zmienić ich wartości.
Happiness Index
Jeśli chcesz zmienić swój HI w trakcie jego żywotności, kliknij w ikonę HI w prawym górnym rogu (niezależnie od tego, czy jest biała czy szara).
Ograniczenie widoczności komentarza Happiness Index HI>

Kliknięcie ikony HI wywoła okno, dzięki któremu możesz skorygować swoje odpowiedzi w ankiecie i zupełnie zmienić ich wartości.

Przede wszystkim Happiness Index to narzędzie dwukierunkowe – służy nie tylko Twoim przełożonym w monitorowaniu poziomu zadowolenia swoich pracowników, ale służy również Tobie, jako pracownikowi, w dzieleniu się odczuciami związanymi z pracą i poziomem zadowolenia z niej.

Dlatego też uważamy, że komentarz jest pomocny nie tylko dla pracodawcy czy przełożonego, ale dla Ciebie, drogi użytkowniku, również!

Narzędzie Happiness Indexu zostało zastosowane w aplikacji z myślą o ciągłym udzielaniu feedbacku, doskonaleniu współpracy i zespołu, dlatego Twój komentarz (będący rozszerzeniem oceny liczbowej) jest przestrzenią do otwartego i rzetelnego komunikowania Twoich potrzeby i problemów, które wpływają na Twoje samopoczucie czy standard pracy. Oczywiście, skoro zdecydowaliście się jako organizacja na stosowanie HI, zakładamy korzystny scenariusz, w którym głosy pracowników są wysłuchiwane, dlatego zachęcamy Cię do pozostawiania komentarzy w przypadku obniżonego Happiness Indexu – Twój głos może zwrócić uwagę na problemy, o których inni nie potrafią mówić otwarcie. Możesz wiele zmienić 🙂
Poziom widoczności komentarzy ustawia administrator. W zależności od preferencji, są 3 poziomy ich widoczności:
      • wszyscy widzą poziom HI i komentarze wszystkich innych;
      • HI i komentarze danej osoby widzi tylko jej lider i zespół/projekt, w którym pracuje;
      • HI i komentarze danej osoby widzi tylko lider zespołu/projektu/.
      Jednak niezależnie od konfiguracji użytkownik ustawiając HI i wstawiając komentarz może zaznaczyć dodatkowy “checkbox” który powoduje, że komentarz widoczny jest tylko dla osób z uprawnieniami do obsługi HI i komentarzy. (patrz: grafika poniżej).

      Ograniczenie widoczności komentarza Happiness Index HI
W widoku HI, przy osobach, które uzupełniły komentarz lub ich HI jest na niskim poziomie zauważysz status w kolorze czerwonym. Jeżeli przy HI danej osoby zauważysz dodatkowy awatar użytkownika to oznacza to, że właśnie ten użytkownik zajmuje się tą konkretną sprawą.

Ograniczenie widoczności komentarza Happiness Index HI

Aby zamknąć wątek obsługi swojego HI, przejdź do zakładki z wykresem Happiness Indexu i odszukaj swoje nazwisko na liście pod nim. Kliknij w wątek, a następnie użyj czerwonego przycisku “Zamknij wątek”. Załatwione! 😉

Funkcja „Widzę Cię” jest najprostszą formą interakcji w zakresie aplikacji TeamToolbox. Kliknięcie ikony oka obok Happiness Indexu innego użytkownika oznacza wiadomość – widzę Cię, dostrzegam twoje starania i potrzeby.

Naszą inspiracją dla funkcji „Widzę Cię” było powitanie stosowane przez plemię Na’vi w filmie Avatar – użycie tego zwrotu oznaczało dobre zamiary, otwartość, chęć odkrywania i uważność. Trudno zaprzeczyć, że podobna filozofa przyświecała nam w trakcie tworzenia aplikacji, zatem ta ikona „oczka” ma dla nas symboliczne znaczenie i oznacza uważność na otaczających nas ludzi oraz ich potrzeby.

Poza tabelą HI, ikonę “Widzę Cię” znajdziesz również na profilu każdego użytkownika i tam możesz również użyć jej jako informacji dla wybranego użytkownika. Ostatnim miejscem, gdzie widnieje ikona Widzę Cię jest prawa część Twojego paska menu – tutaj możesz sprawdzić kto zostawił taką wiadomość dla Ciebie. 🙂
Kartki Kudo
Aby wysłać kartkę należy kliknąć na skrót Wyślij Kartkę na górnym niebieskim pasku aplikacji.

Możesz również wejść w moduł KARTKI, następnie wybrać zakładkę „Wysłane” i uzupełnić formularz według poniższej instrukcji.

Jak wysłać kartkę Kudo?

  1. Najpierw wybierz jaki rodzaj kartki chcesz wysłać. Do wyboru masz 6 fantastycznych wzorów.
  2. Następnie wybierz do kogo ma być wysłana kartka. Możesz wpisać tylko jedną osobę do której ma być wysłana kartka. Możesz również dodać własne lub zdefiniowane hashtagi, aby pomóc budować Księgę Kultury organizacji. Najpopularniejsze hashtagi wyświetlają się na stronie głównej na dashboardzie oraz są wysyłane co tydzień w ramach podsumowania tygodniowego.
  3. Tu jest miejsce na właściwą treść kartki. Możesz mieszać znaczniki @ i # z treścią dowolnie. Np: “Dziękuję @AdamKowalski za #zaangażowanie w projekt.”
  4. Jeżeli chcesz wysłać kartkę anonimowo, możesz zaznaczyć ten checkbox.
  5. Aby upewnić się jak będzie wyglądała kartka, kliknij na przycisk PODGLĄD. Po kliknięciu wygeneruje się podgląd kartki.
  6. Jeżeli chcesz usunąć treść kartki, naciśnij WYCZYŚĆ.
Aby wysłać kartkę Kudo na zewnątrz, wybierz „Wyślij kartkę” na górnym pasku. Ta czynność automatycznie przeniesie Cię do zakładki umożliwiającej przekazanie kartki. Następnie tuż pod górnym paskiem menu wybierz zakładkę „Na zewnątrz”. Aplikacja przeniesie Cię do poniższego widoku – uzupełnij okienko zgodnie z wymaganiami i gotowe!

Jest to część aplikacji, w której możesz zobaczyć wszystkie wysłane do tej pory (wewnątrz waszej organizacji) kartki Kudo. Aby zobaczyć Ścianę kartke Kudo wystarczy wybrać moduł Kudo na lewym pasku menu, a aplikacja przeniesie Cię tam automatycznie.

Celem Ściany kartek Kudo jest transparentne ukazanie dobrej energii, jaka łączy członków Twojej organizacji. Możesz stąd również pobrać kartki Kudo w formie pliku lub przesegregować kartki według użytkowników lub dat, aby sprawdzić trendy i najbardziej aktywnych członków zespołu.

Przede wszystkim, aby móc pobrać kartki, musisz posiadać odpowiednie uprawnienie nadane przez Administratora Głównego (CARDS_DOWNLOAD) lub nim być. Jeśli spełniasz powyższy warunek, przejdź do zakładki „Kartki Kudo” na lewym pasku i odszukaj przycisk „Pobierz Kartki Kudo” w prawym górnym rogu nad wszystkimi Kartkami, jakie widzisz. Po kliknięciu przycisku otworzy się okno, w którym aplikacja poprosi Cię o określenie dat, z jakich chcesz pobrać kartki. Poniżej możesz zobaczyć ile kartek udało się znaleźć. Kartki pobierane są z całej organizacji, więc włączony filtr nie ma tutaj znaczenia.

Po naciśnięciu przycisku POBIERZ, system zacznie generować kartki. Może to zająć chwilę – jest to uzależnione od ilości kartek w wybranym zakresie. Kartki są pobrane do pojedynczego pliku ZIP. Po rozpakowaniu każde zdjęcie jest osobnym plikiem graficznym.

Kartki Kudo to narzędzie transparentne, dlatego kartki Kudo które wysyłasz i otrzymujesz są widoczne dla wszystkich użytkowników Twojej aplikacji na ścianie kartek Kudo.

Market i Punkty

Aby utworzyć walutę w Markecie, wykorzystaliśmy koncepcję Merit Money bazującą na wymianie punktów za zasługi i dobrą współpracę.


W takim systemie każdy użytkownik otrzymuje co tydzień taką samą pulę punktów, ustaloną dla całej organizacji przez Administratora głównego lub Menedżera Marketu. Domyślnie punkty do rozdania nazwane są ziarenkami kawy.

W ramach wdzięczności lub okazania uznania, użytkownicy mogą sobie wzajemnie przekazywać dowolną ilość swoich ziaren kawy. 

Wówczas przekazane ziarenka kawy znikają z konta nadawcy, trafiają na konto obdarowanego i zamieniają się w filiżanki kawy. Stają się jednocześnie walutą do wykorzystania w Markecie.

Feedback
Zacznijmy od najważniejszego – komunikacja związana z feedbackiem nie jest transparentna, nie musisz obawiać się, że wszyscy zobaczą Twój feedback. Widzisz go Ty jako odbiorca, jego nadawca i osoby administrujące z odpowiednim uprawnieniem. Oczywiście, masz możliwość upublicznienia feedbacku, który otrzymasz od innych użytkowników, a instrukcja znajduje się poniżej 🙂

Aby udostępnić otrzymany feedback na swoim profilu należy w module Feedback przejść do zakładki „Otrzymane”, wybrać feedback, którym chcesz podzielić się z innymi i nacisnąć checkbox „Udostępnij na profilu”.

Ograniczenie widoczności komentarza Happiness Index HI>
Toggle Content
Role
Komunikacja w zespole: Tablica, To-Do, Chat i Księga Kultury